Maar.. zo vroeg hij.. Wat doet hij dan concreet? Wat levert hij?

Tijdens een zakendiner met een directeur van een projectmanagementbureau, werd mij gevraagd wat projectbeheersing inhoud. Als projectcontroller moet ik toch in staat zijn deze vraag te beantwoorden. Zo begon ik met mijn “standaard” verhaal dat de projectcontroller gezien kon worden als de CFO van een project naast de projectleider, de CEO van het project. De projectleider is verantwoordelijk voor de projectorganisatie en voor het behalen van het projectresultaat. Dit uiteraard binnen de gestelde kaders van de opdrachtgever. De projectcontroller is net als de CFO niet alleen verantwoordelijk voor de cijfers maar ook voor de beheersbaarheid van het project. Dit op het gebied van alle beheersaspecten (tijd, geld, kwaliteit, organisatie, scope, risico’s, omgeving enz.)

Door deze uitleg werd het hem niet meteen duidelijker. Hij begreep de rol goed en snapte de voordelen die een project bij een goede projectcontroller zou kunnen hebben.

“Maar..” zo vroeg hij.. “Wat doet hij dan concreet? Wat levert hij?”.

Een beetje uit het veld geslagen antwoordde ik hem met andere adjectieven en mooie, zo dacht ik, voorbeelden. Het vervelende was dat ik tijdens het uitleggen besefte dat het redelijk conceptueel bleef en ook dat ik eigenlijk geen concreet antwoord kon geven op zijn vraag. Frustrerend.

Ik begrijp zijn vraag ook wel. Als je moet uitleggen wat bijvoorbeeld een projectmanager doet, levert, is dit een stuk eenvoudiger. Een projectmanager heeft als taak een product te leveren. Het projectresultaat. Hij krijgt daarvoor een organisatie, geld en tijd. Een projectbeheerser krijgt niets, en levert niets….. niet iets concreets in ieder geval.

Ondanks dat ik voor een eerder blog artikelen had gelezen, mee had gedaan aan een onderzoek voor dhr. G. Fröhlichs voor de persoonlijkheidsstructuur en competenties van de projectmanager en de projectcontroller, waarvan de resultaten zijn beschreven in een artikel van het vakblad Projectie van de IPMA (eind juni 2015) en ik heb samen met andere projectcontrollers meegedaan aan een kennissessie van Eric en Marjan Kemperman, waar antwoord werd gezocht op de vraag wat de plek van de projectcontroller binnen een organisatie is, kon ik geen goed en concreet antwoord verzinnen op de vraag van mijn tafelpartner. Tot mijn spijt.

Deze vraag heeft mij weken lang bezig gehouden. Ook heb ik bij verschillende collega’s gevraagd of zij een antwoord hadden. De antwoorden die ik kreeg waren eigenlijk wat teleurstellend. Enkele voorbeelden:

‘if you think risk management is expensive, try an accident!’

“De businesscase van projectcontrol is enerzijds moeilijk te duiden, anderzijds wordt deze regelmatig geëtaleerd in de media waar overschrijdingen van projecten of zelfs complete failures breed worden uitgemeten.”

“Waar projectcontrol nooit de garantie kan geven dat projecten binnen budget en planning worden gerealiseerd, kan projectcontrol wel garanderen dat opdrachtgevers en projectmanagers aantoonbaar hun zaakjes op orde hebben, wat bij project ellende in ieder geval vrijpleit.”

Helaas hielp mij dit niet echt op het vinden van een passend antwoord op vraag wat projectbeheersing nu precies levert.

De term “projectcontroller” beperkte mij wat in mijn zoektocht en daarom heb ik de functie voor deze beschrijving omgedoopt in “projectbeheerser”. Uiteindelijk ben ik na een paar weken gekomen tot deze “concrete” levering van integrale projectbeheersing.

Integrale Projectbeheersing (IPB) is… Het geraamte van de projectorganisatie.

Dit is de basis van elke projectmanagementmethode (PRINCE2, PMBOK, Projectmatig creëren, Agile.. ed). De projectmanager is verantwoordelijk voor het project en de oplevering van het “product”. Samen met de projectbeheerser stelt hij naar de behoefte van het project een systeem van processen en procedures samen binnen de gekozen methode. Waarbij alle beheersaspecten als samenhangend moeten worden beschouwd. Dit systeem is maatwerk voor het project. Door het samen met de projectbeheerser op te zetten wordt er vanuit de twee vakgebieden het best beheersbare systeem opgezet. Dit biedt het project een volledig proces wat de projectmanager optimaal dient voor het resultaat van het project, het eindproduct. En het geeft de projectbeheerser een optimaal beheersbaar systeem waarbij de beide functies complementair zijn aan elkaar. Verrassingen, knelpunten en risico’s worden hiermee tot een minimum beperkt. Alles is traceerbaar, transparant en dit helpt positief mee in de voorspelbaarheid van het project. Zowel financieel als in tijd en kwaliteit.

Projectbeheersing draagt het project zoals het geraamte het lichaam draagt. Hiermee is de projectorganisatie en de staande organisatie te allen tijde “in control”.

Ik hoop dat als ik hem dit bij een volgend diner vertel hij ziet wat projectbeheersing levert.

projectbeheersing

Hallo daar!