projectbeheersing

Inhoud van een businesscase

Investeringsprojecten

Een businesscase van een investeringsproject is binnen het projectmanagement een document waarin de zakelijke afweging om een project of taak te beginnen beschreven wordt. Het maakt het ‘onderbuikgevoel’ wat concreter. In de businesscase worden niet alleen de kosten tegen de baten afgewogen maar ook bijvoorbeeld de aansluiting op de eventueel strategische doelstellingen van een organisatie. En welke problemen er worden opgelost. Vaak wordt aan de hand van de businesscase besloten om wel of niet te starten en/ of verder te gaan met een project. Ook wordt er beschreven wie de opdrachtgever en de opdrachtnemer is.

Herstructurering en vastgoedprojecten

Een voorbeeld van de fasering en processtappen voor investeringsprojecten:

Proces fasering

De businesscase wordt tijdens de projectverkenning al wat concreter door de doelstellingen en eventuele opdrachtomschrijving te concretiseren. De businesscase krijgt hiermee vorm en zal bij voldoende draagvlak tijdens de haalbaarheids- en voorbereidingsfase vaste vorm krijgen. Hiermee is met het definitief ontwerp, zie figuur 1, ook de scope van het werk, waar de opdrachtnemer op inschrijft, bepaald.

Beslismomenten

Tussen de verschillende processtappen zijn er beslismomenten of het project wel of geen doorgang gaat vinden. Deze beslissing wordt doorgaans gedaan door een directeur en/ of stuurgroep. Per fase worden er resultaten gevraagd van de projectmanager. Hieronder staan enkele voorbeelden van documenten die per fase gevraagd kunnen worden:

  •   Initiatieffase
    – doelstelling project;
    – ontwikkeling visie;
    – markt visie;
    – voorstel projectteam.
  •  Haalbaarheidsfase
    – grondexploitatie (GREX);
    – risico analyse;
    – PvE en structuurontwerp;
    – voorstel aanbestedingsvorm;
    – globale planning.
  • Voorbereidingsfase
    – inventarisatie vergunningen;
    – selectie en contracteren architect;
    – definitief ontwerp en programma;
    – kostencalculatie en prijsstelling;
    – contractstukken, bestek en tekeningen;
    – financiering en subsidies.
  • Uitvoeringsfase
    – contracten aannemer;
    – voortgangsrapportage;
    – meer-, minderwerk overzicht;
    – financiële afrekening;
    – evaluatie.
  • Beheerfase
    – dossierafronding.

Ook is het gebruikelijk dat voor iedere fase een budget wordt aangevraagd, afgegeven, bewaakt en afgerekend middels een decharge.
De scope van het werk krijgt in de projectverkenning (initiatieffase) tot en met het definitief ontwerp (voorbereidingsfase) steeds concreter vorm. In de aanbestedingsfase wordt de scope verdeeld naar het technische gedeelte voor één of meer opdrachtnemers, aannemers. Deze scope is kleiner en voor het grotere geheel minder van belang dan voor de opdrachtgever. Die heeft voor het totaal van het programma een strategisch doel voor ogen.

Aannemerij

In een businesscase bij de aannemerij zie je dat deze voornamelijk bestaat uit een technische afweging en een financiële afweging.

  1. Is het technisch mogelijk om dit project te realiseren?
  2. Is het financiële rendement voldoende?

Indien de aannemer de technische mogelijkheden zelf niet in huis heeft kan hij besluiten om onderaannemers aan te nemen om zo toch het project te kunnen uitvoeren.
Hieronder een voorbeeld van het proces van een aannemer:

proces aannemer

Binnen dit proces wordt in de “verwerven opdracht” de scope bepaald. Als eerste wordt de offerte-aanvraag behandeld, geëngineerd, gecalculeerd en een offerte uitgebracht. In de offerte worden de aannames en uitsluitingen van het werk weergegeven. Het komt hierdoor ook regelmatig voor dat er in de aannemerij niet geheel volgens scope wordt gewerkt. Bij de uitvoering van het werk kan het zijn dat de klant de uitsluitingen niet in het vizier heeft, of stellig beweert dat het “extra werk” wel degelijk in de scope zit. Om de relatie goed te houden zal de aannemer in veel gevallen besluiten het extra werk niet, door middel van meerwerken, te verrekenen.

projectbeheersing